Gmailを使ったGTD的なメール処理で受信箱を空にしよう

メールが受信箱に溜まるというのは精神的にやはりよくありません. で,Gmailを使ってGTD(Getting Things Done)の様にメールを処理する方法が あったので,実践してみました.これすごい.呼び方は「The Inbox Makeover(TIM)」 とかあるみたいですのでこれを使います.

Gmailの特徴

メールの利用は人によって様々だと思います. 伝統的なクライアントPCのメーラーにPOPで落とす人や, 最近だとIMAPをメーラーで利用してる人もいるでしょう.また, 僕の様に,Gmailをブラウザ経由でしか使ってないという人もいると思います.

僕がブラウザ経由でGmailを使う理由は様々にあります.確かにGoogleが信用できない 人に取ってはブラウザ経由はありえないでしょうけど,僕はそこまでGoogleを 信用してない人じゃないので,第1次リソースとしてGmailを利用しています. そう捉えてしまえば,ブラウザさえあればどんなところでもメールにアクセスでき, しかも未読既読も同期させる必要がありません.IMAPを使えば一応 多数のクライアントで未読既読を管理できますが,そのクライアントがなければ 意味がありません.ブラウザであれば(たとえIE6であっても)ブラウザさえ あればOKなので,この違いは大きいです.

ですが,これだけなら昔からWEBメールをやっているYahoo!でもよかったわけですが, まったくWEB経由では使いませんでした.Gmailが優れていたのは以下の点です.

  • 全文検索
  • スレッド管理
  • ラベル

1つに「全文検索」ができるということ.しかもGoogleの検索エンジンですから 高速であることは保証済みです.もう1つは「スレッド管理」です. WEBで見るとメールに対する返信や自分が送ったメールなどが掲示板の スレの様に表示されるため,返信が来た時にいちいち探す必要もありません. そして最後に「ラベル」が使えることです.この「ラベル」が 今回のGTDのポイントです.

「ラベル」と「フォルダ」は似ているようで違います.1つのメールは1つのフォルダに しか入れませんが,1つのメールにいくつでもラベルをつけることができます. これを利用してラベルをスイッチの様に利用して行くのがGTD的な利用法です.

TIMで受信箱を空に

それではやり方.まずはTIMラベルを作ります.

  • Respond
    • 返信が必要なもの
  • Action
    • 何かアクションをして返信する必要のあるもの
  • Hold
    • 近日中に参照する可能性のあるもの
  • Waiting
    • 返事を出して返信をまっているもの

この4つを作ったら,それ以外に自分が必要なラベルを作ります. 僕の場合,会社,スポーツチーム,部活,など自分の「立場別」のラベルは 作っています.それから,他のアカウントから転送させているメールには 一応ラベルをつけています.この辺はご自由に.

さて,TIMラベルを作ったら,今受信箱にあるメールをざっとチェックします. 僕の場合未読を溜めてはいなかったので,ざっとみて,先ほどの4つに該当するものは そのラベルをつけました.それ以外に,各種サービスからの自動送信メールが たくさんあったので必要でないものは一つ一つ配信解除をしました.

思い切って「全部Archive」

そうしたら,受信箱のメールをすべて「Archive」にしてしまいます.こうすれば 受信箱は空になります.といっても,Gmail上には残っていますし, ラベルで参照すればいつでもすぐ表示できるし,検索もできます.目に見える 範囲から消えることがどれだけ快適なことかは,やってみないとわからないと 思います.

新しいメールがくれば4つのTIMラベルに該当するかを必ずチェック(=既読になる)して 該当するならラベルをつけ,そうでないならGTDラベルはつけずに(他のラベルは 必要に応じてORフィルタで自動でつけて),必ず「Archive」にして受信箱には 残さない様にします.

こうしておけば,TIMラベルを見ることで「何をすべきか」が自然にわかります. 例えばちょっとした時間があるときに「Respond」ラベルを見ることで, 返信を書かないといけないメールが一覧になるので,書けそうなやつをさっと 書けます.「Waiting」を定期的に見て,返信がない場合催促できます.

RespondやActionのメールは返信やアクションをしたらラベルを外してしまうことで タスク終了となります.非常にシンプルでわかりやすいですね.

また,TIMラベルを付けたメールもスレッド単位で新しいメールがくれば (例えばWaitingにしていたメールに返信がくれば)スレッドごと受信箱に 表示されるので明確ですばらしいです.

サービスからの自動送信メールなども,一瞬見ただけでArchiveにしてしまえば もう目に入ることもありません(まぁあまりにもうざいものはきちんと配信解除 してあげるべきでしょうw).しかも,Archiveなら見えないだけで検索には ひっかかるのであとで必要になれば検索すればいいだけのことです. 自動送信にラベルを自動でつけるのは多分ナンセンスです.

とりあえず完成形だな

おそらくこれが,Gmailの機能を十分に活かしたやり方じゃないかと思います. たぶん使ってないのはスターぐらい.スターはTIMラベルの「Respond」とか 「Action」のうちで,今日やることにつけるとかにすればいいかもしれません.

というわけで,(まぁもともと大してメールが来ないですが)今も受信箱を 空にして運用しています.社会人になったらどうなるかわかりませんが, すくなくともGmailはこうやって運用していきたいですね.会社のメールを Gmailに転送するのってどうなんだろう?所詮平文で流れている以上,どっちに あってもあんまり関係ない気もするのだが…

nanoha3 09-02-27 (金) 16:32

会社のメールを Gmailに転送するのってどうなんだろう?

基本的に、多くの会社(特に外資系)は情報漏洩を防ぐためにメールの転送を認めていません(正確には、メール転送以外にセキュリティ上の問題が沢山あっても、認めていません)。
それなりに先進的な会社であればwebメール(OutlookかLotus)が使えますし、そうでなければ最大容量が50M程度に設定されたローカルメールで仕事することになります。
 もちろん、自前メールサーバーたてて携帯にも転送するとか、好き勝手やっている人はいます(笑)